REGLAMENTO DEL CANAL DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

PREÁMBULO

La ASOCIACIÓN DE FAMILIARES DE ENFERMOS DE ALZHEIMER E OUTRAS DEMENCIAS, a partir de ahora AFAL-FERROLTERRA o Entidad, tiene su domicilio social en la c/ Río Castro, núm. 43-45, bajo, CP 15404, Ferrol (A Coruña). Su CIF es el G15620628.

Es una entidad carente de fin de lucro que se rige por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, por el resto de la normativa de aplicación y por sus propios Estatutos. Fue declarada de utilidad pública por el Registro Nacional de Asociaciones, según orden del 14 de abril de 2008 de la Secretaria General Técnica del Ministerio del Interior.

Forman parte de su objeto social, conforme indica el artículo 2º de sus Estatutos, la mejora de la calidad de vida de los enfermos de alzheimer y otras demencias así como la de sus familiares; la sensibilización de la sociedad, de los profesionales y de los socios acerca de la dimensión e impacto socio-familiar da estas enfermedades; facilitar el acceso de las familias y de la red social a la información, orientación y asesoramiento en los aspectos médicos, legales, psicológicos y sociales relacionados con las citadas enfermedades; promover los recursos sanitarios que favorezcan la autonomía personal y funcional de los enfermos y sus familias; apoyar y ayudar a los familiares de los enfermos; facilitar el encuentro e intercambio de experiencias entre los familiares y difundir la necesidad de un diagnostico preciso; así como representar los intereses de los enfermos y sus familias.

Para la consecución de sus fines, y como ya se ha dicho, AFAL-FERROLTERRA se rige por la legalidad vigente. Por tal razón considera necesario dotarse de un Sistema Interno de Información que pueda utilizarse por sus socios, trabajadores, usuarios, voluntarios, proveedores y ciudadanos en general, al objeto de que puedan informar sobre la existencia de cualquier circunstancia o conducta que contravenga esa legalidad en su actuar o sea contraria a los principios y valores que la asisten.

El Sistema Interno de Información a que se refiere este reglamento abarca tanto las informaciones que puedan comunicarse internamente en el seno de la Entidad como aquellas otras que puedan recibirse desde el exterior.
Este reglamento pretende facilitar la actuación de los informantes, preservar su identidad y la confidencialidad de sus comunicaciones, a la vez que garantizar el derecho al honor y a la propia imagen del informado, manteniendo en todo momento la presunción de inocencia de éste, especialmente frente a informaciones falsas, infundadas o malintencionadas.

Artículo 1. Objeto.

Este reglamento fija el procedimiento de comunicación y tramitación de cualquier información que se reciba sobre:

1. Cualquier acción u omisión que pueda constituir infracción del Derecho de la Unión Europea, siempre que:
   • Esté dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno.
   • Afecte a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contempla en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).
   • Incida en el mercado interior en la forma que se indica en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
2. Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.
3. Actos contrarios a las normas éticas de conducta y a los procedimientos de actuación obligatorios acordados por AFAL-FERROLTERRA.

Las informaciones a que se refieren los apartados "a)", "b)" y "c)" anteriores deben estar relacionadas con AFAL-FERROLTERRA o con su personal, sus voluntarios, colaboradores, proveedores y demás personas o entidades siempre que sus actuaciones se hagan en el seno de AFAL FERROLTERRA o estén relacionadas con ésta.

La persona Responsable del Sistema de Interno y encargada de su gestión será la Secretaría de la Junta Directiva de AFAL-FERROLTERRA. No obstante, la Junta Directiva podrá nombrar a otro de sus miembros como la persona responsable de la gestión. La persona encargada de la gestión del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto de los órganos de la Entidad, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio y dispondrá de los medios personales y materiales necesarios para llevar a cabo su gestión.

Artículo 2. Ámbito.

Este reglamento es aplicable a las personas, físicas o jurídicas, que se relacionen con AFAL-FERROLTERRA y que deseen informar sobre un hecho a que se refiere el artículo precedente realizado por la Entidad o por sus socios, su personal, sus voluntarios, sus proveedores o sus colaboradores, siempre que, como se ha dicho más arriba, dichas conductas tengan relación con AFAL-FERROLTERRA.

Artículo 3. Comportamiento irregular, ilícito o delictivo.

Son aquellos comportamientos contrarios a la legalidad vigente o prohibidos por ésta que constituyan infracción penal o administrativa (grave o muy grave), infracción del Derecho de la Unión Europea a que se refiere el apartado "a)" del artículo "1" de este reglamento, o sean contrarios a las normas éticas de conducta y procedimientos de actuación obligatorios acordados por AFAL-FERROLTERRA.

Artículo 4. Informante de buena fe y su indemnidad.

El informante habrá de actuar de buena fe, teniendo esa consideración la comunicación que se realice por este canal que venga sustentada por indicios o pruebas de los que pueda desprenderse, razonablemente, la comisión de algún comportamiento irregular, ilícito o delictivo indicados en el artículo "1", no pudiendo tener tal consideración aquella información que esté animada por venganza o acoso hacia alguna persona o entidad.
El informante de buena fe no podrá sufrir ningún tipo de represalia o perjuicio en su relación con nuestra Entidad ni, en caso de ser empleado, recibir sanción disciplinaria de ningún tipo por esa comunicación.
El informante de mala fe asumirá las responsabilidades que de ello puedan derivarse. Se considerará que el informante no actúa de buena fe cuando el autor de la comunicación:
- Sea consciente de la falsedad de los hechos o actúe con manifiesto desprecio a la verdad.
- Sea su intención la venganza o perjudicar a AFAL-FERROLTERRA.
- Sea su intención acosar a la persona informada, lesionar su honor o perjudicarle laboral, profesional o personalmente.
Las actuaciones de buena fe realizadas por personal de AFAL-FERROLTERRA no se considerarán quebrantamiento de la lealtad hacia la Empresa o incumplimiento del deber de secreto hacia ésta. Cualquier actuación negativa que sufra el informante por personal de AFAL-FERROLTERRA será investigada y, en caso de que se acredite la realidad de la misma, sancionada.

Artículo 5. Derechos del informado.

El informado tiene derecho a conocer la existencia de una comunicación dirigida contra su persona. En todo caso, será informado de la existencia de la misma en el plazo máximo de un (1) mes desde su recepción por la Junta Directiva de la Entidad, plazo que podrá prorrogarse por sucesivos períodos de un (1) mes, hasta un máximo total de tres (3), cuando dicha prórroga resulte imprescindible para el buen término de la investigación.

Artículo 6. Información sobre comportamiento irregular, sobre infracción de la normativa de la Unión Europea o infracción administrativa o penal.

Al objeto de preservar su sistema de prevención, prestigio y reputación, AFAL-FERROLTERRA considera necesario que cualquier comportamiento irregular, infracción penal o administrativa o del derecho de la Unión Europea a que se refieren el artículo "1" de este reglamento sean informados por este Sistema Interno de Información con carácter preferente a su denuncia ante los medios de comunicación u organismo ajeno.
En el supuesto de que se produzca una información pública de hechos internos, carente de relevancia pública o que resulte contraria a la buena fe y la verdad, dará lugar a la aplicación por la Entidad del régimen disciplinario previsto en el convenio colectivo de aplicación y, en su caso, al ejercicio de las acciones judiciales, incluidas las penales, que corresponda.

Artículo 7. La confidencialidad del uso del Sistema Interno de Información.

AFAL-FERROLTERRA pone a disposición de sus socios, usuarios, empleados, proveedores y sociedad en general este canal interno de información, cuya gestión asume la Entidad en la forma indicada en el artículo "1" de este reglamento.

La comunicación que se reciba será investigada por la Secretaría de la Junta Directiva o, en su caso, por la Gerencia de AFAL-FERROLTERRA, siendo debidamente informado todo el proceso por su Asesoría Jurídica.

En caso de que se produzca un conflicto de intereses de un miembro de la Junta Directiva, éste se apartará de la investigación y de la toma de decisiones sobre la misma; en caso de conflicto de intereses de la Gerencia de AFAL-FERROLTERRA, ésta se apartará igualmente de la investigación y no podrá adoptar decisión alguna en relación con el proceso de investigación.

En cualquier caso, AFAL-FERROLTERRA, ya sea para la investigación de los hechos objeto de información o para la toma de una decisión al respecto, podrá asesorarse o apoyarse en profesionales o entidades de carácter externo, quienes cumplirán en todo momento con el presente reglamento y mantendrán una postura de neutralidad.

AFAL-FERROLTERRA respetará la confidencialidad del informante conforme este reglamento y la Ley, no revelándose en ningún momento su nombre si es informante de buena fe, salvo que se estime estrictamente necesario a la vista del contenido de la información y siempre que el informante preste su consentimiento expreso para ello. Igualmente, la confidencialidad del informante no se mantendrá en caso de que exista un requerimiento judicial o del Ministerio Fiscal para su identificación, o de que lo solicite la Autoridad Administrativa en el marco de una investigación disciplinaria o sancionadora.

La Secretaría de la Junta Directiva o, en su caso, la Gerencia de AFAL-FERROLTERRA (si recae en ésta la instrucción del expediente), podrán facilitar al comunicante del hecho información sobre el estado de la investigación, pero no podrán facilitarle dato alguno sobre personas o hechos que aparezcan circunstancialmente en la investigación y no tengan que ver con el objeto de su información. En cualquier caso, se respetará la normativa en materia de protección de datos personales. Asimismo, quien resulte instructor del expediente podrá dirigirse en cualquier momento al informante para que amplíe o precise su información.

Queda garantizada la exhaustividad, la integridad y la confidencialidad de la información recibida en este Sistema. Se impedirá el acceso a esta información al personal no autorizado, y se garantiza el almacenamiento duradero de la misma.

Artículo 8. Acceso al Sistema Interno de Información.

Se podrá acceder a él mediante la página web de AFAL-FERROLTERRA, concretamente a través de la pestaña señalada como “Sistema Interno de Información”.
Para el uso de este canal es preciso que el informante, con carácter previo a la cumplimentación del formulario y a la presentación de su información, lea este reglamento y la información contenida en la pestaña.
Cumplimentado el formulario por el informante, la Secretaría de la Junta Directiva adoptará las medidas pertinentes en orden al mantenimiento de la confidencialidad de los datos del informante y a la separación de la investigación y de los acuerdos que se puedan adoptar en la Junta Directiva a aquel de sus miembros que resulte afectado por tal información. En caso de que la investigación sea asumida por el Gerente, por existir conflicto de intereses de la Secretaría de la Junta Directiva y de los demás miembros de la misma, se mantendrá el mismo proceder.

Artículo 9. Apertura de expediente e investigación.

Recibida la información a que se refiere el precepto anterior, la Secretaría de la Junta Directiva o, en su caso, el Gerente, acordará la apertura de un expediente, al que se le asignará un número.

La persona instructora del expediente será aquella que ocupe la Secretaría de la Junta Directiva. En caso de que exista conflicto de intereses por parte de ésta, la Junta Directiva nombrará a otra persona de entre sus miembros, o a la Gerencia de AFAL-FERROLTERRA, para que asuma las funciones de instrucción. En cualquier caso, la persona que instruya ese expediente preservará su autonomía e independencia. La Junta Directiva, para preservar la independencia y neutralidad, podrá nombrar a otra persona, ya sea de la Entidad o ajena a ésta, como Instructora del expediente.

En el plazo máximo de siete (7) días naturales desde la recepción de la información, se acusará recibo de la misma al informante.

Comunicada la información a la Asesoría Jurídica, ésta propondrá una decisión sobre el inicio de la investigación que corresponda o sobre el sobreseimiento y archivo de la misma, cuando resulte claramente infundada o no sea constitutiva de una irregularidad, de una infracción administrativa (grave o muy grave) o penal, o de un incumplimiento de la normativa de la unión Europea a que se refiere el artículo "1". Cualquiera de esas propuestas será motivada.

En caso de que se proponga la investigación de los hechos, y, como máximo, hasta que transcurra la misma, la Asesoría Jurídica también podrá proponer a quien instruya la adopción de medidas cautelares que permitan el cese o la disminución de los perjuicios de la conducta que ha sido informada.

Durante el proceso de investigación, los derechos del informado se preservarán, especialmente los referidos a la presunción de inocencia, al honor, a la intimidad y a la propia imagen.

Dado que el expediente será contradictorio, se dará traslado al informado de los hechos que le afectan, al objeto de que pueda formular cuantas alegaciones considere oportuno en el plazo de cinco días, ampliable a siete en caso de que lo solicite. Asimismo, podrá ser oído en cualquier momento.

Concluida la investigación, la Junta Directiva adoptará la decisión final, previo informe de la Asesoría Jurídica.

La tramitación del expediente, incluida la resolución del mismo, no excederá de un (1) mes desde su apertura. Este plazo podrá prorrogarse por sucesivos períodos de un (1) mes, hasta un máximo total de tres (3), cuando tales prórrogas resulten necesarias para el esclarecimiento de los hechos informados. En casos de especial complejidad, que requieran una ampliación del plazo máximo indicado anteriormente, podrá extenderse la investigación hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

Artículo 10. Autoridades Independientes de Protección del Informante.

Toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI) o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en los términos previstos en su artículo 16 y siguientes, ya sea directamente o posteriormente a la utilización de este canal interno.